Preamble
Puerto Rico Real Estate Fund LLC (hereinafter, “the Company”) expressly adopts the principles contained in the Wolfsberg Anti-Money Laundering Principles for Private Banking (2012) as the guiding framework for its money laundering prevention and due diligence program, adapted to the nature of a private investment vehicle. These principles are aimed at preventing the use of financial transactions for criminal purposes, protecting the entity's reputation, and ensuring that robust policies and procedures, based on a risk-based approach, are in place and approved and supervised by senior management.
This AML and Due Diligence Policy applies to all investor relationships and all Company offerings, regardless of the regulatory regime used for the placement. The AML/KYC procedures described herein constitute the minimum standard and may be supplemented by additional measures depending on the risk profile and applicable offering regime.
Additionally, the Company may structure its investment offerings under different legal frameworks and applicable exemptions from the Securities Act of 1933 and related regulations. When an offering is made under Regulation S, the requirements for offshore transactions and the exclusion of U.S. Persons will be observed. When an offering is made under Regulation D or other exemptions, the requirements of that regime (e.g., investor eligibility conditions, distribution limitations, and supporting documentation) will be observed. In all cases, the Company will maintain reasonable assurance regarding the identity, beneficial owner, and source of funds of the investor in accordance with this Policy.
1. Acceptance of Clients: General Principles
1.1 General approach
The Company will only accept investors whose legitimacy, source of wealth, and source of funds can be reasonably established as lawful. The primary responsibility for recommending the acceptance of a client rests with the team responsible for investor relations, but final approval is subject to internal controls and review by the compliance function. Mere formal compliance with procedures does not release those responsible from their obligation to assess client risk and apply professional judgment, in line with the client acceptance principles described by the Wolfsberg Group.
1.2 Identification and identity verification
The Company will establish the identity of all investors and beneficial owners before formalizing any investment relationship. In the case of individuals, at least their full name, date of birth, nationality, address, and country of tax residence will be obtained. In the case of legal entities, information on their incorporation, registration, legal domicile, tax identification number, and the identity of their authorized representatives will be obtained. This information will be verified through valid official documents and reliable independent sources, following the identification and verification standard set out in the Wolfsberg principles.
1.3 Beneficial Owners
In all cases where the investor acts through companies, investment structures, or intermediary legal entities, the Company will identify the individuals who exercise ultimate control over the funds or who are the actual source of the invested assets. Beneficial owners shall be understood to be those who, directly or indirectly, own or control a significant percentage of economic or voting rights, or have a decisive influence on decisions regarding the assets. The ownership structure will be analyzed to the extent necessary to understand who provides the funds, who controls the assets, and who benefits financially from the investment, in accordance with the specific Wolfsberg guidelines for individuals, companies, trusts, partnerships, and foundations.
1.4 Intermediaries and third parties acting on behalf of clients
When the relationship with the Company is introduced or managed by intermediaries (e.g., investment advisors, family offices, or external managers), the Company will assess the nature of that relationship and apply due diligence to both the intermediary and the end clients it represents. Only intermediaries with regulatory obligations or internal due diligence policies that are satisfactory to the Company and consistent with the Wolfsberg Principles will be accepted. Likewise, in cases where there are proxies, authorized signatories, or persons with signing authority over the shares, the Company will seek to understand the relationship between these persons, the formal owner, and the beneficial owner, verifying their identity where appropriate.
1.5 Remote customers and electronic channels
In relationships established without face-to-face contact, including registrations through the investor portal, the Company will apply enhanced measures to establish and verify the identity of the customer and the beneficial owners. Specific procedures will be adopted to reduce the risks associated with non-face-to-face customers, as recommended by the Wolfsberg Group when assessing relationships initiated through electronic channels or walk-in clients.
2. Due Diligence and Risk-Based Approach
2.1 Customer profile and information gathering
In addition to formal identification, the Company will collect sufficient information to build a profile of each investor and their beneficial owners, so that an independent reviewer can reasonably understand the nature of the relationship, the client's economic activity, the source of their wealth, and the rationale for the amount invested. This information will include, among other things, the purpose of the investment, the expected size of the stake, the anticipated level of activity, the source of wealth, and the specific source of the funds contributed to the Fund, following the categories recommended by Wolfsberg for due diligence on new clients.
2.2 Verification of the origin of wealth and funds
The Company will document and, where appropriate, corroborate the source of the investor's overall wealth (source of wealth) and the source of the funds contributed to the investment (source of funds). The assessment will consider whether the wealth was acquired through business activity, professional employment, investments, inheritances, or sales of assets, among other scenarios. In turn, the financial institution and jurisdiction from which the funds will be transferred will be identified, clearly distinguishing between the overall wealth and the specific flow of resources allocated to the investment, as suggested in the due diligence appendix of the Principles.
2.3 Risk classification and enhanced due diligence
The Company will apply a risk-based approach when classifying its customers. Factors such as country of residence and origin of funds, economic sector, level of complexity of the legal structure, Politically Exposed Person (PEP) status, and investment volume will be considered. Customers whose situation falls into the categories that, according to Wolfsberg, require enhanced due diligence—for example, customers linked to jurisdictions with insufficient AML standards, sectors vulnerable to money laundering, or PEPs with significant influence over public resources—will be subject to additional analysis, approval, and monitoring procedures.
2.4 Prohibited customers
The Company will define in its internal regulations categories of customers that will not be accepted or retained, in line with the power recognized in the Principles for each institution to establish types of prohibited customers. In particular, the Company will not accept customers whose source of funds cannot be reasonably verified, those linked to manifestly illegal activities or relevant sanctions lists, or those whose participation contravenes the restrictions of the applicable offering regime. By way of example, this includes: (i) in offerings under Regulation S, U.S. Persons or structures used to circumvent such regulations; and (ii) in offerings under Regulation D or other exemptions, investors who do not meet the eligibility or verification criteria required by that regime.
2.5 Approval by Senior Management
Relationships that, due to their nature or risk profile, require enhanced due diligence will be subject to explicit approval by Senior Management and/or the Company's Compliance Officer. Consistent with the Wolfsberg Principles, relationships with PEPs and other high-risk customers will only be established when there is a conscious and documented decision by senior management.
3. Compliance with Offering Regulations and Investor Restrictions
3.1 General principle
La Compañía estructurará cada oferta bajo el régimen regulatorio que corresponda (por ejemplo, Regulation S, Regulation D u otras exenciones aplicables) y aplicará los controles y declaraciones necesarias para asegurar que los inversionistas cumplen con los requisitos de elegibilidad del régimen utilizado. Estos controles se implementarán además de la debida diligencia AML/KYC prevista en esta Política
3.2 Regulation S – Marco general
La Compañía ofrecerá y venderá sus participaciones exclusivamente en transacciones que califiquen como “offshore transactions” y únicamente a personas que no sean U.S. Persons, de acuerdo con la definición contenida en la Regulation S y sus reglas de implementación. Esto implica que las ofertas y ventas no se realizan a personas situadas en Estados Unidos y que la Compañía debe tener una convicción razonable de que el comprador se encuentra fuera de dicho territorio al momento de la orden de compra.
3.3 Regulation S – Política de No-U.S. Persons
Como parte de su proceso de debida diligencia, la Compañía exigirá declaraciones específicas mediante las cuales cada inversionista confirme que no es una U.S. Person, que no actúa por cuenta o en beneficio de U.S. Persons y que los fondos no se originan en cuentas ubicadas en Estados Unidos, salvo que exista otra exención o registro aplicable. Cualquier indicio de conexión sustancial con Estados Unidos motivará un análisis adicional y, en su caso, el rechazo de la inversión.
3.4 Regulation D (u otras ofertas privadas a inversionistas elegibles)
Cuando la Compañía realice ofertas bajo Regulation D u otra exención disponible, exigirá las declaraciones, evidencia y verificaciones que correspondan para acreditar la elegibilidad del inversionista (por ejemplo, estatus de inversionista acreditado cuando aplique, y cualquier otra condición del régimen utilizado). Asimismo, se aplicarán controles para evitar colocaciones a personas o estructuras que no cumplan con dichas condiciones. Este apartado no sustituye la debida diligencia AML/KYC, sino que la complementa.
4. Actualización de Expedientes y Revisión Periódica
4.1 Actualización de información
La Compañía mantendrá los expedientes de cada cliente actualizados de forma periódica y siempre que se registren cambios relevantes en la situación del inversionista, tales como modificaciones en la estructura de propiedad, en el volumen de inversión, en la jurisdicción de residencia o en el origen de fondos. Esta obligación de actualización refleja lo establecido en los Principales, que asignan al gestor de la relación la responsabilidad de mantener el expediente al día, sujeto a revisión por instancias de control.
4.2 Frecuencia y profundidad de las revisiones
La frecuencia y profundidad de las revisiones dependerán del tamaño, complejidad y riesgo de la relación. Las relaciones clasificadas como de mayor riesgo, incluidas las que involucren PEP, serán revisadas con mayor frecuencia y con la participación de la Alta Gerencia, en consonancia con las recomendaciones de Wolfsberg sobre la revisión regular de los expedientes de clientes de alto riesgo.
5. Identificación y Gestión de Actividades Inusuales o Sospechosas
5.1 Definición de actividades inusuales o sospechosas
La Compañía contará con políticas y procedimientos escritos que definan qué se considera actividad inusual o sospechosa y que proporcionen ejemplos que faciliten su identificación. Esta definición incluirá transacciones que no resulten coherentes con el perfil del cliente o su expediente de debida diligencia, movimientos de fondos de naturaleza “in and out” sin justificación económica aparente, incrementos abruptos de volumen o patrones de operación que, por su estructura, sugieran un posible intento de ocultar el origen o destino de los recursos.
5.2 Identificación de actividades inusuales
Las actividades inusuales podrán identificarse mediante el monitoreo de transacciones, los contactos directos con el cliente, la información proveniente de medios externos o cualquier cambio significativo en el entorno del cliente que pueda afectar el nivel de riesgo. El personal responsable de la relación deberá estar familiarizado con la actividad esperada en cada cuenta y ser capaz de reconocer desviaciones que requieran análisis adicional, tal como exige el marco Wolfsberg.
5.3 Análisis y decisiones frente a actividades sospechosas
Cuando se detecte una actividad inusual que no tenga una explicación razonable, la situación será analizada por el Oficial de Cumplimiento, en coordinación con la Alta Gerencia cuando corresponda. Las medidas posibles incluyen la continuación de la relación bajo una supervisión intensificada, la terminación ordenada de la relación o la presentación de reportes a las autoridades competentes, según exijan las leyes aplicables. Esta secuencia de análisis, decisión y eventual reporte refleja la pauta de actuación prevista por los Principales para actividades sospechosas.
6. Monitoreo, Cribado de Sanciones y Manejo de Efectivo
6.1 Programa de monitoreo
La Compañía mantendrá un programa de monitoreo de operaciones proporcional a la naturaleza y volumen de sus actividades. El monitoreo combinará el conocimiento específico del cliente por parte del equipo de relación con mecanismos de revisión sistemática, manuales o automatizados, de manera acorde con la exigencia de “sufficient monitoring programmes” recogida en los Principles.
6.2 Cribado de sanciones
La Compañía implementará un programa adecuado de cribado de sanciones que incluya la revisión de clientes y de transacciones frente a listas de sanciones aplicables. Esta revisión se llevará a cabo al inicio de la relación y de forma continua, especialmente cuando se actualicen las listas relevantes, siguiendo el criterio de que tanto clientes como operaciones deben ser evaluados frente a las sanciones vigentes.
6.3 Política sobre efectivo y cuentas de concentración
La Compañía no aceptará aportes en efectivo ni utilizará cuentas internas de “concentración” que impidan asociar la identidad del cliente con el movimiento de fondos. Todas las inversiones deberán realizarse mediante transferencias desde cuentas bancarias identificadas, a nombre del propio inversionista o de la entidad inversionista, en línea con las advertencias de Wolfsberg sobre el uso de cuentas internas que dificulten el monitoreo de la actividad del cliente.
7. Estructura de Control Interno y Responsabilidades
7.1 Capas de control
La política AML de la Compañía se apoyará en varias capas de control que incluyen al equipo de relación con inversionistas, la línea de gestión, las unidades operativas, la función de Cumplimiento y, cuando exista, la función de Auditoría Interna. Cada capa tendrá responsabilidades claramente definidas en cuanto a la revisión de expedientes, la validación de información, el monitoreo de actividades y el seguimiento de hallazgos, siguiendo el modelo de “control layers” propuesto por el Wolfsberg Group.
7.2 Función de Cumplimiento y organización AML
La Compañía dispondrá de una función de Cumplimiento con independencia operativa suficiente y recursos adecuados para coordinar la implementación de esta política, asesorar en la aceptación de clientes, supervisar el monitoreo y canalizar los reportes internos de actividades sospechosas. Esta función actuará como eje del programa AML, tal como contempla Wolfsberg al exigir una organización específica responsable de la prevención del lavado de dinero.
8. Reportes, Formación y Conservación de Registros
8.1 Reportes internos y a la Alta Gerencia
La Compañía establecerá mecanismos de reporte periódico a la Alta Gerencia sobre cuestiones relevantes de AML, tales como el número de reportes internos de operaciones inusuales, la evolución de las herramientas de monitoreo, los cambios regulatorios o las acciones de capacitación. Este esquema de información está alineado con el énfasis de los Principales en la necesidad de reportes regulares sobre temas de lavado de dinero a la dirección.
8.2 Formación y concienciación
Todos los empleados con contacto con inversionistas, así como el personal de Cumplimiento y otras áreas clave, recibirán formación periódica sobre identificación y prevención de lavado de dinero, incluyendo la detección de actividades inusuales, el manejo de clientes de alto riesgo y las obligaciones derivadas de Regulation S. La formación se impartirá al incorporarse el personal y se actualizará de forma recurrente, en línea con el requerimiento de programas de entrenamiento contenido en los Principales.
8.3 Conservación de registros
La Compañía mantendrá todos los registros relacionados con debida diligencia, documentación KYC, monitoreo y reportes internos durante un periodo mínimo de cinco años, o por el plazo superior que exijan las leyes aplicables. Este periodo mínimo de conservación coincide con el estándar de retención de documentos previsto por los Wolfsberg Principales para documentación AML.
9. Excepciones, Desviaciones y Revisión de la Política
9.1 Excepciones y desviaciones controladas
Cualquier excepción o desviación frente a los procedimientos establecidos en esta política requerirá una evaluación explícita del riesgo y la aprobación documentada por una unidad independiente, normalmente la función de Cumplimiento, y, cuando corresponda, la Alta Gerencia. La Compañía adoptará un procedimiento formal de excepciones coherente con la exigencia de Wolfsberg de contar con un mecanismo específico para aprobar desviaciones bien justificadas.
9.2 Revisión y actualización de la política
Esta política será revisada de manera periódica, al menos una vez al año, o con mayor frecuencia si cambian las condiciones regulatorias, los riesgos inherentes al modelo de negocio o los estándares del Wolfsberg Group o de la Regulation S. Cualquier actualización será aprobada por la Alta Gerencia y comunicada a todo el personal relevante, garantizando que el programa AML de la Compañía se mantenga alineado con las mejores prácticas internacionales.
